3 formas de obtener la aprobación del cliente para los cambios de alcance

Hola el tema que tocamos hoy es 3 formas de obtener la aprobación del cliente para los cambios de alcance

Siempre es emocionante comenzar un nuevo proyecto. El equipo está listo para ir. Desea brindarle a su cliente un servicio al cliente que coincida con la calidad de su trabajo. Pero a veces, los clientes pueden hacer que eso sea un desafío.

No mucho después de que comienza un proyecto, comienzan a llegar solicitudes de «pequeños ajustes». Las cosas «sólo tomarán un minuto». En ocasiones, también recibe las reflexiones de «reconsideremos esta estrategia» del personal del lado del cliente que llega tarde al proyecto. Los clientes piensan que estos giros y vueltas son parte del alcance del proyecto original y, por supuesto, del presupuesto.

El problema es que con demasiada frecuencia dejamos que se salgan con la suya, y es nuestro resultado final el que sufre. Un estudio sobre los flujos de trabajo de las agencias realizado por Deltek encontró que El 38% de las agencias informaron que siempre sobrepasar el presupuesto debido a la fluencia del alcance. Además, el 63 % de las agencias que respondieron identificaron la gestión de la lentitud del alcance como el problema número 1 que consume las ganancias de la agencia.

En lugar de dejar que el alcance se escape del bolsillo de su agencia, use estas estrategias para obtener la aprobación del cliente para más tiempo y más presupuesto cuando amplíen los límites del proyecto que ya acordó.

1) Construir un proceso de gestión de cambios en el alcance del proyecto

Cuando su agencia y el cliente estén negociando el alcance del proyecto, incluya un proceso de gestión de cambios en el alcance del trabajo. Esto advierte a todos que este proyecto y presupuesto no son infinitamente maleables. Le brinda a usted y al cliente la oportunidad de discutir cómo manejarán la incorporación de nuevos hechos o prioridades que puedan surgir durante el transcurso del proyecto, lo que incluye posibles cambios en los cronogramas y el presupuesto.

Tener un proceso de control de cambios descrito en el SOW también hace que obtener la aprobación del cliente sea más fácil y rápido cuando surge la situación porque elimina el rechazo personal de la ecuación. Simplemente vuelve a consultar el SOW.

Por ejemplo: el cliente decide que quiere comprar Getty Images en lugar de usar una foto de archivo como se especificó en el SOW. Dile al cliente que está bien. Solo pídale que, según el proceso de control de cambios de SOW, le envíe un correo electrónico para confirmar el presupuesto adicional que aprobó para comprar las fotos de Getty, y luego le enviará algunas opciones dentro del presupuesto especificado.

No tiene que averiguar cómo plantear el problema de que su solicitud puede parecer un cambio pequeño pero que en realidad tiene consecuencias presupuestarias. En su lugar, simplemente diga: «Claro que podemos hacerlo. Este es el proceso que acordamos para confirmar un cambio en el presupuesto y/o el cronograma para acomodar nuevas solicitudes».

Aplazar el proceso de control de cambios de SOW funciona bien para los cambios tácticos. Sin embargo, por sí solo, puede no ser suficiente para un cambio sustantivo o estratégico. El SOW o acuerdo aún debe proporcionar un proceso de nivel superior para abordar cambios importantes en el alcance del proyecto. Debe especificar quién tiene la autoridad para plantear problemas de estrategia o proponer cambios más importantes en un proyecto.

2) Crear puntos de control regulares para la aprobación del cliente

No espere hasta que toda la creatividad de una campaña esté terminada para obtener aprobaciones, o incluso hasta que esté terminada en su mayor parte. Cree puntos de control en el plan para que los clientes tengan la oportunidad de responder antes de que el impacto negativo de cambiar de rumbo sea considerable.

Por ejemplo, un punto de control podría ser aprobar una versión preliminar del nuevo sitio web del cliente. Si lo envía y el cliente dice que se olvidó de informarle sobre la tienda en línea que desea agregar al sitio, entonces tiene un problema.

Sus puntos de control no niegan la necesidad de la conversación sobre el aumento del alcance, pero le brindan la oportunidad de abordar el problema antes de que los plazos incumplidos se conviertan en una posibilidad. Esta es una situación en la que el proceso de control de cambios de SOW sería insuficiente y querrá pasar al proceso de cambio de nivel superior.

En este ejemplo específico, puede basarse en la experiencia de su agencia para explicar cómo agregar la capacidad de procesar pagos en línea, la funcionalidad del carrito de compras, etc., son cambios significativos en el proyecto original. Utilice esto como un trampolín para el alcance de estas funciones.

3) Resuma las tareas clave en la declaración de trabajo para educar al cliente

Aquí hay otro ejemplo: envía un esquema de página de destino y el cliente responde diciendo que quiere promocionar un nuevo producto, no el que su equipo investigó y probó en un esfuerzo por comprender mejor las necesidades y preocupaciones del comprador.

Cuando su SOW detalla las tareas y los plazos necesarios para ejecutar el proyecto, es muy fácil ayudar a su cliente a comprender el volumen de trabajo que su equipo ya ha invertido y por qué estas últimas tres semanas de esfuerzo no se pueden reciclar en un nuevo enfoque. Pone a su agencia en una posición mucho más sólida en las negociaciones para que le paguen por el trabajo realizado y para obtener el presupuesto adicional y los plazos necesarios para cambiar de marcha de una manera tan grande.

La fluencia del alcance es un hecho de la vida empresarial. Los clientes no lo hacen porque están tratando de salirse con la suya (por lo general). La mayoría nunca ha trabajado en el lado de la agencia. Es posible que no entiendan los problemas que causan al solicitar un trabajo fuera del alcance o al realizar cambios en un proyecto cuando está completo en un 50 %. Es su trabajo ayudarlos a comprender y, en última instancia, proteger sus resultados.

Hasta luego fué un gusto

sobre el autor

Estuardo Monroy

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