6 métricas clave que su agencia debería seguir

Hola como ya viste el título hoy toca hablar de 6 métricas clave que su agencia debería seguir

Con el 50% de las pequeñas empresas fracasando dentro de la primeros cinco años, las agencias de publicidad no son una excepción. Si bien hay muchas razones por las que las empresas fracasan, una de las más comunes es no prestar suficiente atención a la productividad y la rentabilidad de una agencia. Las agencias más pequeñas tienden a centrarse en conseguir el próximo gran cliente o encontrar el próximo talento creativo, ninguno de los cuales resuelve los problemas subyacentes.

Agencias que sobreviven al año cinco y más allá mantener una estrecha vigilancia sobre ciertos números y mírelos regularmente y con frecuencia. ¿Por qué? Los informes con las métricas correctas actúan como un sistema de alerta temprana. Gritan cuando algo anda mal lo suficientemente pronto como para evitar problemas en el paso. Cuanto más grande eres, más más detalles necesitará (también tendrá el ancho de banda para proporcionarlos). Pero para la agencia pequeña promedio, aquí hay seis métricas clave para rastrear que pueden ayudar a mantener su agencia saludable:

1. Ingreso bruto ajustado (AGI)

Esto le dice si obtendrá una ganancia. Hay muchos detalles detrás de informar este número correctamente, por lo que necesita un sistema sólido y alguien responsable de rastrear todas esas transacciones. (El AGI promedio de una agencia es de alrededor del 30 % de la facturación total no capitalizada).*

Pocos propietarios de agencias disfrutan rastreando y procesando números. Prefieren hablar con los clientes o crear un gran trabajo. Obtenemos eso. Pero si no lo hace, contrate a alguien en quien confíe que lo haga.

2. Ingresos del cliente

Un informe que muestra cuánto facturó realmente a cada cliente, mes a mes, en comparación con cuánto predijo que facturaría al final de su año fiscal. Si está atrasado en la facturación, averigüe por qué. ¿Qué pasa con los equipos? ¿Se está retrasando la facturación? ¿El trabajo está tomando demasiado tiempo? ¿El cliente ha cambiado de marcha? Es posible que deba ajustar el talento en la cuenta, ayudar al cliente a desentrañar la estrategia o encontrar nuevos clientes para cerrar la brecha de ingresos.

3. Antigüedad de las cuentas por cobrar

Esto revela la salud de su flujo de efectivo, un número importante para hacer la nómina y pagar sus facturas. Revíselo mensualmente. Muestra con qué rapidez (en días) sus clientes le están pagando. Quieres clientes que paguen puntualmente. Mejor dos clientes pequeños que pagan a tiempo, que un cliente grande que siempre paga tarde. (El tiempo promedio de recolección de la agencia no debe ser más de 34 días).*

Muchos dueños de agencias tienen miedo de sacudir el barco, por lo que ignoran este informe, con la esperanza de que las cosas mejoren si solo mantienen contento al cliente. Los propietarios de agencias inteligentes eliminan los pagos atrasados ​​de raíz, incluso hasta el punto de dejar de trabajar.

4. Resumen de trabajos

Revise esto semanalmente para ver una comparación entre lo real y lo proyectado: horas facturables, horas no facturables, gastos directos y días hasta la finalización. Querrá ver estos datos por tipo de proyecto, por cliente, por ejecutivo de cuenta y por equipo creativo.

¿Cada cliente va por buen camino? ¿Sobre las horas/gastos/días proyectados? ¿Por debajo? ¿Como se esperaba? Si está por encima o por debajo, averigüe por qué. Estas son banderas de advertencia para profundizar y descubrir qué está pasando. ¿El cliente está excediendo el alcance del trabajo? ¿Cambio de estrategia? ¿Bajaron las ventas? ¿Recortes presupuestarios? Infierno de reorganización? Cualesquiera que sean las razones, arréglelas o vea cómo sus ganancias se van por el desagüe.

5. Horas facturables vs. no facturables, por empleado, por equipo

Sí, esto significa el seguimiento de hojas de tiempo, incluso si se utiliza Google Docs. Independientemente de lo que use, querrá saber cuántas horas ha facturado cada empleado por cada proyecto por cliente asignado. En un mundo perfectamente productivo, cada empleado tiene siete horas facturables por día (sin contar el tiempo libre pagado y los fines de semana). Cada 15 minutos no facturan costos de dinero. Y si se pasan del tiempo asignado para una tarea o proyecto, eso también cuesta dinero. (Cada empleado debe facturar tres veces su salario).*

Revisar este informe mensualmente muestra qué equipos y empleados son más productivos que otros. Le brinda información sobre cómo configurar sus equipos creativos para obtener la máxima productividad. También muestra dónde alguien podría necesitar más capacitación o entrenamiento. O que es hora de que le reasignen un nuevo rol, o incluso que se una a otra empresa.

6. Pronóstico de nuevos negocios

Su pronóstico de ventas, su canalización y la precisión predictiva son cruciales para hacer crecer su agencia y sobrellevar los malos tiempos. Dependiendo de los objetivos de crecimiento y las estrategias de generación de nuevos negocios, mire este informe semanalmente y, ciertamente, con una frecuencia no menor que mensual. Como mínimo, revíselo por parte del ejecutivo de cuenta y asegúrese de que incluya el nombre del prospecto, el cargo, la empresa, la industria, el correo electrónico, el teléfono, la URL del sitio web, la fecha y el resultado del contacto más reciente, la etapa, la probabilidad de cierre, el valor del contrato proyectado, la fecha de cierre proyectada, el fecha de cierre, valor real del contrato, próxima acción y su fecha. Hay muchas herramientas geniales para ayudarte a hacer esto bien.

Hazte amigo de tus números

En lugar de pelear, ignorar, negar o pasar por alto tus métricas, ¡acéptalas! En serio. No es tan difícil. No tienes que ser tú quien recolecte, masajee o manipule los números. Delega eso a personas calificadas en las que confíes. Pero debe conocer sus métricas por dentro y por fuera si desea que su agencia alcance o supere sus objetivos. Cuanto antes los implemente y los utilice para dirigir su agencia, antes comenzará a prosperar.

* Estas estadísticas se obtienen del Informe de Agencias Pequeñas de 2012 de Second Wind Online.

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sobre el autor

Estuardo Monroy

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