7 consejos para hacer que su negocio sea más organizado

¿Qué Tal? hoy te hablaré de 7 consejos para hacer que su negocio sea más organizado

Con los desarrollos tecnológicos de la Cuarta Revolución Industrial Al afectar la forma en que todos vivimos, trabajamos y nos relacionamos entre nosotros, se está produciendo un cambio rápido en todos los negocios.

Esto es doblemente cierto en tiempos de incertidumbre, en los que las organizaciones de todos los sectores se enfrentan a la repentina necesidad de cambiar a estilos de trabajo y hacer que su negocio sea más resistente y flexible.

Es un buen momento para preguntar cómo su empresa puede organizar sus procesos clave para brindar la mejor experiencia tanto para sus empleados como para sus clientes.

Con la combinación óptima de personas, procesos y tecnología, puede hacer que su organización se adapte al cambio y esté en la mejor posición para crecer y prosperar.

Con eso en mente, aquí hay siete consejos de organización para empresas que lo ayudarán a continuar por el camino correcto. También hemos incluido objetivos relevantes para cada sugerencia, para que pueda medir su éxito a lo largo del tiempo.

7 consejos de organización para empresas en crecimiento

1. Cortar la hinchazón tecnológica.

Objetivo: Optimice su pila de tecnología comercial para ayudar a su equipo a hacer el trabajo de la manera más efectiva.

La tecnología puede impulsar la organización, la productividad y la colaboración de su empresa. Sin embargo, existe tal cosa como demasiadas herramientas, también conocidas como hinchazón tecnológica.

Cuando una organización usa muchas más aplicaciones y herramientas de las que necesita, puede experimentar problemas rápidamente debido a la complejidad excesiva, las distracciones y los problemas de seguridad.

Si esto le suena familiar, es hora de evaluar, podar y optimizar la pila de tecnología de su empresa.

Para mantener su ecosistema tecnológico bajo control y aprovechar los beneficios que pueden ofrecer las aplicaciones en la nube, establezca un conjunto consistente de procesos usando las aplicaciones y funciones que necesita para realizar el trabajo.

Establezca las bases para que los empleados no terminen tratando de hacer malabarismos con cien cosas diferentes a la vez en demasiadas aplicaciones.

2. Construya una cultura que premie el enfoque.

Objetivo: en lugar de esperar una comunicación y colaboración constantes de cada miembro del equipo cuando están en su escritorio, dedique tiempo a cada empleado para que se concentre en lo que ofrece el mayor valor.

Mantenerse organizado depende de su capacidad para evitar distracciones, lo que no siempre es fácil en organizaciones que tienen una cultura de interrupción constante disfrazada de colaboración.

Las pérdidas de tiempo diarias comunes incluyen: el uso de herramientas comerciales que son demasiado complejas o no se adaptan bien al trabajo; distracciones en las redes sociales; y la entrada manual de datos en múltiples sistemas diferentes que no funcionan bien juntos.

Tampoco nos olvidemos de la llamada fatiga de notificaciones causada por ser bombardeado por notificaciones y correos electrónicos irrelevantes todos los días.

Estas son algunas de las mejores maneras de deshacerse de las pérdidas de tiempo en su negocio:

  • Use herramientas basadas en la nube cuidadosamente seleccionadas que todos en su empresa sepan cómo usar.
  • construir un ecosistema tecnológico integrado que maximiza la eficiencia.
  • Establezca procesos en toda la empresa que minimicen las reuniones de negocios innecesarias.
  • Anime a los miembros del equipo a bloquear las distracciones durante períodos establecidos de tiempo concentrado.

Las empresas más organizadas son las que se dan cuenta de que no tienen que hacer las cosas la forma en que siempre lo han hecho.

¿Qué procesos y suposiciones puede repensar para que su negocio sea más organizado y productivo?

3. Migre a la nube.

Objetivo: identifique las prácticas comerciales que aún se administran a través de sistemas o herramientas obsoletas y planifique cómo las reemplazará con aplicaciones y flujos de trabajo basados ​​en la nube.

Casi todas las empresas utilizan algún tipo de tecnología en la nube, incluso si no es más que un correo electrónico basado en la web. Pero hay mucho más en la nube de lo que muchas empresas creen.

Ya sea gestión de relaciones con los clientes (CRM)almacenamiento de datos o automatización empresarial proporcionada a través de la web, casi cualquier carga de trabajo digital se puede migrar a la nube.

Con herramientas SaaS, o aplicaciones basadas en la nube con un modelo de suscripción, su empresa puede escapar de las limitaciones físicas de las computadoras de escritorio y permitir que los empleados lleven su trabajo donde sea que estén.

Continúe llevando su negocio a la nube y minimice las idas y venidas que conllevan los entornos informáticos obsoletos.

4. Adopte diferentes estilos de trabajo.

Objetivo: Cree un plan para preparar su negocio para el futuro adoptando diferentes estilos de trabajo, como el trabajo remoto o los horarios flexibles.

Desde nuevas empresas ágiles hasta empresas impulsadas por la transformación digital, muchas organizaciones ya están aprovechando las ventajas de los diferentes estilos de trabajo, incluida la productividad mejorada, los costos de oficina reducidos y el acceso a un talento más diverso.

Pero incluso si su organización está lejos de estar lista para disfrutar de todos los beneficios del trabajo remoto y los horarios flexibles, convertirlo en una prioridad a largo plazo lo ayudará a preparar su negocio para el futuro y facilitará la adaptación.

Si está buscando habilitar más trabajo remoto en su negocio, aquí hay algunos consejos para que la transición sea lo más fluida posible:

  • Modifique las políticas de su empresa para satisfacer las mejores prácticas de trabajo remoto.
  • Fortalezca la comunicación y la colaboración del equipo con aplicaciones basadas en la nube como Slack.
  • Reduzca su dependencia de las reuniones en persona mediante la introducción de aplicaciones de videollamadas.
  • Ajuste su pila tecnológica para centrarse en las aplicaciones basadas en la nube que su equipo puede usar en cualquier lugar.

5. Concéntrese en objetivos más pequeños.

Meta: Mire las metas a nivel individual, departamental y de toda la empresa para asegurarse de que se desglosen en pasos procesables.

Es difícil para su negocio mantenerse organizado si establece objetivos elevados que son a la vez intimidantes y difíciles de enfocar.

En cada departamento y puesto de trabajo, determine la forma más probable en que su equipo alcanzará sus objetivos clave antes de desglosarlos en los siguientes pasos prácticos.

Con hitos más pequeños y fáciles de medir, su equipo estará en la mejor posición para mantenerse enfocado y evitar el agotamiento y la confusión.

6. Vaya sin papel.

Meta: Identifique qué está causando las pilas de papel en su organización y cree procesos para minimizar esto.

El papel es una fuente común de desorden en muchas oficinas, pero en gran medida evitable. Si aún no tiene un sistema de archivo digital, entonces es hora de crear uno.

Estas son algunas de las mejores maneras de ayudar a su empresa a dejar de usar papel:

  • Adjunte notas y archivos a los registros de clientes digitalmente en su CRM.
  • Usa aplicaciones de equipo como Google Drive para colaborar en proyectos de equipo.
  • Realice la firma de documentos en línea con aplicaciones como DocuSign.

Cuanto más reduzca su dependencia del papel, más rápido se modernizará su negocio y más fácil será organizar sus flujos de trabajo.

Las empresas establecidas pueden tener más dificultades, ya que a menudo tienen grandes cantidades de información en documentos impresos o en medios digitales físicos.

Comience por escanear y digitalizar todo y subirlo a un sistema de gestión de documentos. ¡Es mucho más organizado que tener montones de documentos y recibos en papel amontonados en la oficina!

7. Automatice los flujos de trabajo.

Objetivo: identifique lo que consume tiempo innecesariamente en su organización y determine cómo puede usar flujos de trabajo automatizados para liberar más tiempo para concentrarse en lo que importa.

Si hay algo que acaba con la productividad por encima de todos los demás, son los engorrosos procesos manuales que consumen tiempo y dejan los flujos de trabajo abiertos al error humano.

La importación o exportación manual de datos entre su software de marketing por correo electrónico y CRM puede no parecer un gran problema al principio, hasta que se da cuenta de que tiene que hacer lo mismo con muchas otras aplicaciones y bases de datos. Eventualmente, los desafíos de escala lo hacen prácticamente imposible.

El sabio consejo sostiene que todo lo que pueda automatizarse debe automatizarse. Puede comenzar automatizando:

  • Puntuación de clientes potenciales para nuevos contactos en su base de datos
  • Flujos de trabajo de correo electrónico de fomento de ventas
  • Rutinas de copia de seguridad y sincronización entre aplicaciones
  • Procesos de atención al cliente, como alertar a los administradores de cuentas sobre tickets de soporte o realizar encuestas NPS
  • Enriquecimiento de datos entre aplicaciones con integraciones bidireccionales, como entre su CRM y la plataforma de correo electrónico

El objetivo debe ser unificar sus sistemas y procesos tecnológicos en un entorno cohesivo en el que todos los miembros de su equipo tengan acceso a información precisa y actualizada en tiempo real, sin importar dónde se encuentren físicamente.

Con las herramientas y los datos correctos a mano, todos los miembros de su equipo pueden mantenerse organizados sin empantanarse en tareas manuales repetitivas o pasar horas tratando de rastrear ese documento clave.

Cuando están sucediendo tantas cosas en su negocio, mantenerse organizado no es fácil. Pero al optimizar sus procesos centrales y mirar hacia el futuro, puede enfrentar los desafíos de escala y colocar a su empresa en la mejor posición para prosperar en los años venideros.

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sobre el autor

Estuardo Monroy

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