9 consejos de Google Drive que desearás haber sabido todo el tiempo

¿Cómo estas? como ya viste el título hoy toca hablar de 9 consejos de Google Drive que desearás haber sabido todo el tiempo

Si me pidiera que nombrara los sitios y las aplicaciones que uso todos los días, Google Drive estaría cerca de la parte superior de la lista. En el trabajo, lo uso para tomar notas durante las reuniones y crear encuestas para publicaciones de blog. En casa, lo uso para calcular los gastos de vacaciones y realizar un seguimiento de los entrenamientos con mis compañeros de gimnasio. Es una de esas herramientas web que es tan útil y tan completa que apenas puedo recordar la vida sin ella.

Por eso es fácil olvidar que Google Drive tiene menos de tres años y su predecesor, Google Docs, se lanzó hace menos de diez años. en 2006. En aquel entonces, la aplicación era un competidor basado en la web de Microsoft Office Suite. Ahora, Google Drive es una aplicación basada en la nube que se utiliza para crear, almacenar, compartir, colaborar y mucho más.

Descargue nuestra guía gratuita aquí para obtener aún más herramientas y consejos para aumentar su productividad.

De hecho, Google Drive tiene más valor de lo que parece. ¿Sabías que puedes recortar fotos dentro de un documento de Google? ¿O que puede usar Drive para enviar archivos realmente grandes a las personas, archivos que son demasiado grandes para Gmail? Aprendamos cómo aprovechar al máximo lo que Google Drive tiene para ofrecer. (Es posible que también desee marcar nuestra lista de funciones poco conocidas de Google Calendar).

9 consejos útiles de Google Drive

1) Usa estos atajos de teclado.

¿Estás buscando De Verdad optimizar sus esfuerzos de Google Drive? Google Drive tiene una tonelada de atajos de teclado para usar, como:

  • Mayús + t = Crear nuevo documento.
  • Mayús + p = Crear nueva presentación.
  • Mayús + s = Crear nueva hoja de cálculo.
  • / = Buscar en su unidad.

Vea la lista completa aquí.

¿Alguna vez necesitó un recordatorio rápido de estos accesos directos mientras usa Google Drive? Siempre puede visualizar la lista presionando Mayús + / o Control + / en Chrome OS o Windows, o ⌘ + / en una Mac. O bien, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior izquierda de su pantalla y elija «Métodos abreviados de teclado» en el menú desplegable.

2) Enviar archivos grandes a otros.

Si está buscando formas de sortear el límite de tamaño de archivo de Gmail, Google Drive podría convertirse en su opción. Mientras que Gmail limita el tamaño de archivo de los archivos adjuntos a 25 MB, lo que significa que no se envían archivos grandes de video, audio o imágenes complejas, Google Drive le permite enviar archivos de hasta 15 GB. Para hacer esto, creará una carpeta, cargará archivos en esa carpeta y compartirá la carpeta con otros.

Para crear una carpeta, inicie sesión en Google Drive y haga clic en el botón rojo grande «Nuevo» en el lado derecho de su pantalla. Seleccione «Carpeta» en el menú desplegable. Luego, arrastre y suelte los archivos en el panel central de la pantalla (como se muestra en la captura de pantalla a continuación), o haga clic con el botón derecho en cualquier parte del panel central de la pantalla y elija «Cargar archivos».

cargar-archivos-1

(Psst: Observe la llamada a la acción para comprar más espacio de almacenamiento en la esquina inferior izquierda. Como puede imaginar, agregar archivos grandes a su unidad afectará su espacio de almacenamiento general. Google te da 30 GB gratis, pero si alguna vez necesitas más, puedes comprar 100 GB de espacio adicional por $1.99/mes o 1 TB por $9.99/mes).

A continuación, comparta la carpeta con otras personas abriendo Mi unidad, que es su página principal de Google Drive. Haz clic derecho en la carpeta y elige «Compartir» en el menú desplegable.

compartir carpeta

Ingrese los nombres y las direcciones de correo electrónico de las personas con las que le gustaría compartir la carpeta y elija si pueden o no editar o comentar los documentos que contiene. Haz clic en Listo y ¡listo!

3) Recorte, enmascare y agregue bordes a las imágenes.

Una vez que haya agregado una imagen a un documento o diapositiva de una presentación, puede recortarla, enmascararla e incluso agregarle bordes. Consulte las instrucciones a continuación. (Y si alguna vez desea restablecer una imagen a su forma original, simplemente seleccione la imagen y haga clic en el icono «Restablecer imagen» en su barra de herramientas).

Recortar una imagen

Seleccione una imagen en su documento o presentación y haga clic en el icono de recorte en su barra de herramientas.

recortar-foto-google-drive

Desde allí, arrastre y suelte los controladores azules hasta que haya recortado la imagen a su gusto. Para guardarlo, haga clic en «Entrar» en su teclado o simplemente haga clic en su documento o diapositiva.

Enmascarar una imagen

«Enmascarar» una imagen simplemente significa ajustar una imagen a una forma específica. Puede hacer esto en una presentación de diapositivas en Drive, pero no en un documento.

Seleccione una imagen en su presentación y haga clic en la flecha desplegable junto al icono de recorte en su barra de herramientas. Aparecerán cuatro categorías de máscaras entre las que puede seleccionar: formas, flechas, rótulos y ecuaciones.

máscara-imagen-google-drive

Seleccione uno y la imagen tomará esa forma. Puede cambiar su tamaño arrastrando y soltando los controles azules.

en forma de nube

Agregar bordes a una imagen

Puede agregar bordes de colores a cualquier imagen en un documento o presentación, incluso después de haberla recortado o enmascarado. Para hacer esto, seleccione la imagen y haga clic en el icono de color de la línea en su barra de herramientas, que parece un lápiz.

línea-color-icono

Elija un color (o haga clic en «Personalizar» para crear uno propio) y el borde de la imagen se convertirá en ese color. Para guardarlo, simplemente haga clic fuera de la imagen.

4) Personalice cómo se muestran los elementos en Mi unidad.

Recientemente, Google cambió la vista predeterminada de My Drive de «vista de lista» a «vista de cuadrícula», por lo que todos mis archivos se mostraban como íconos grandes en lugar de una lista larga. Personalmente, no era un fanático de este cambio, pero afortunadamente, hicieron que fuera muy fácil volver a cambiarlo.

Simplemente haga clic en el icono más a la izquierda del icono de engranaje (que se encuentra en la parte superior derecha de su ventana). Ese ícono se verá como el que se muestra a continuación si se configuró en «Vista de cuadrícula» y se verá como una lista con viñetas si se configuró en «Vista de lista».

vista de cuadrícula o lista

¿Quiere cambiar la forma en que se ordenan sus artículos? Haga clic en el ícono «AZ» en la esquina superior derecha para ordenar los elementos por «Última modificación», «Última edición por mí», «Última apertura por mí» o sus nombres de archivo en orden alfabético.

lista por

Finalmente, puede ajustar la densidad de los elementos en Mi unidad, de «cómodo» a «acogedor» a «compacto». Para hacer esto, haga clic en el ícono de ajustes y elija «Configuración» en el menú desplegable. En «Densidad», elige entre las tres opciones.

cambiar-densidad-google-drive

6) Guarde contenido web como imágenes directamente en Drive.

Google creó una extensión de navegador llamada «Guardar en Google Drive» que le permite agregar documentos, imágenes, enlaces y archivos de audio y video HTML5 a Drive con un simple clic derecho.

Para habilitar esto en su computadora de escritorio, descargar la extensión de navegador gratuita de Google y autorícelo en su computadora. Luego, haga clic derecho en el contenido web que desea guardar y seleccione «Guardar en Google Drive». Podrás acceder a ese archivo en Drive de inmediato.

guardar-imagen-en-google-drive

7) Acceda y edite sus documentos sin conexión.

Me he encontrado con ganas de modificar un documento en un avión sin Wi-Fi demasiadas veces, por lo que me encanta que Google Drive te permita acceder y editar documentos sin conexión en el escritorio, en tu iPhone o iPad, o en tu Dispositivo Android. Debe estar conectado a Internet para habilitar el acceso sin conexión a un archivo, pero una vez que lo haya hecho, estará listo para comenzar. Todos los cambios que realizó en línea se actualizarán en línea cuando restablezca su conexión a Internet.

Sin embargo, tenga en cuenta en qué computadoras o dispositivos habilita el acceso sin conexión. Google recomienda apegarse a las computadoras y dispositivos personales y/o los que usa regularmente, de lo contrario, sus datos podrían estar en riesgo.

Escritorio

En una computadora de escritorio, el único requisito previo para ver y editar archivos sin conexión es que debe usar un navegador web Chrome. Así que asegúrese de descargar Google Chrome si planea usar esta característica.

Para habilitar la visualización y edición sin conexión, vaya a Google Drive en su navegador web y haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha. Elija Configuración en el menú desplegable. Luego, simplemente marque la casilla en la sección «Sin conexión», como hice a continuación:

acceso-conducir-fuera de línea

(¿Necesita más ayuda? Vea el video instructivo de Google aquí.)

iPhone y iPad

Puede habilitar el acceso sin conexión a archivos específicos en sus dispositivos Apple. Primero, asegúrese de estar conectado a Internet para habilitar el acceso sin conexión para más adelante. Luego, busque el archivo al que desea poder acceder sin conexión y toque el botón gris «i» Información de actividad junto a él. Aparecerá un panel de detalles a la derecha: busque «Mantener en dispositivo» y simplemente cambie la configuración de «Desactivado» a «Activado».

dispositivo-apple-acceso-sin-conexión

Credito de imagen: Google

Cuando no esté conectado a Internet, verá un icono de alfiler 1653571853 294 9 consejos de Google Drive que desearas haber sabido todo junto a todos tus archivos sin conexión. Para acceder a sus elementos sin conexión, abra la aplicación Google Drive y seleccione «En el dispositivo» en el panel de navegación de la izquierda. (¿Necesitas más ayuda? haga clic aquí para la página de soporte de Google).

Androide

Puede habilitar el acceso sin conexión a archivos específicos en sus dispositivos Apple. Primero, asegúrese de estar conectado a Internet para habilitar el acceso sin conexión para más adelante. Luego, busque el archivo al que desea poder acceder sin conexión y:

  1. Toca el gris i botón 1653571854 491 9 consejos de Google Drive que desearas haber sabido todo junto al archivo y cambie la configuración de «Desactivado» a «Activado» a «Mantener en el dispositivo» en el panel de detalles.
  2. Toque y mantenga presionado el nombre de un archivo durante 1 o 2 segundos. Luego, en el cuadro que aparece, toque el ícono sin conexión 1653571854 651 9 consejos de Google Drive que desearas haber sabido todo. Si el ícono no está lleno 1653571854 51 9 consejos de Google Drive que desearas haber sabido todoel archivo ya está disponible sin conexión.

Para acceder a sus elementos sin conexión, abra la aplicación Google Drive y seleccione «En el dispositivo» en el panel de navegación de la izquierda. (¿Necesitas más ayuda? haga clic aquí para la página de soporte de Google).

8) Mire el historial de revisiones y restaure las versiones anteriores.

Me encanta esta función porque me permite ver todos los cambios que yo y otros hemos hecho en el archivo de Drive. Mejor aún, puedo volver a versiones anteriores de mi archivo. y ver qué persona hizo ediciones específicas. Bastante genial, ¿eh?

Si solo desea un escaneo rápido del historial de actividad sin entrar en detalles, todo lo que tiene que hacer es hacer clic con el botón derecho en un archivo o financiador y hacer clic en «Ver detalles» en el menú desplegable. Aparecerá un panel en el lado derecho de la pantalla que muestra una descripción general de quién realizó los cambios y cuándo.

detalles del documento

Para ver el historial de revisión con más detalle, abra el archivo, haga clic en el menú «Archivo» en la parte superior izquierda de su pantalla y seleccione «Ver historial de revisión». Aparecerá un panel de historial de revisiones en el lado derecho de la pantalla, que muestra quién hizo los cambios y cuándo. y qué cambios específicos hizo esa persona, si hace clic en «Mostrar revisiones más detalladas» en la parte inferior.

revisión histórica

Para restaurar una revisión anterior, haga clic en esa revisión y luego haga clic en el enlace «Restaurar esta revisión» que aparece.

restaurar-esta-revisión

No te preocupes, restaurando la revisión. no eliminará ninguna versión de su archivo. Puede volver a la versión actual de su documento haciendo clic en la X en la esquina superior derecha del panel del historial de revisión. Lo que hará es mueva esa versión anterior a la parte superior de su historial de revisiones.

Google Drive mantendrá un historial de versiones de todos sus archivos durante un máximo de 30 días o 100 revisiones. Después de eso, para ahorrar espacio de almacenamiento, combinará las revisiones basado en la antigüedad del archivo y/o el tamaño de las revisiones en un proceso llamado «poda de revisión». Si desea conservar las revisiones durante más tiempo, por ejemplo, para un documento que varias personas actualizan muchas veces al día, puede marcar archivos individuales de Google Drive para conservar todas las versiones. Aprende cómo hacerlo aquí pero tenga en cuenta que afectará el espacio de almacenamiento.

9) Establezca Drive como su ubicación de documentos predeterminada.

¿Quiere optimizar su experiencia de almacenamiento en la nube? Puede hacer que Google Drive sea la ubicación de guardado predeterminada para todos sus documentos nuevos en una computadora de escritorio con Windows. (Lo siento, usuarios de Mac. esta entrada de blog de 2012 afirma que puede hacerlo en Mac OS X usando Terminal, pero no pude hacerlo funcionar. Puede haber una configuración de Mavericks que no funcione. Si sabe cómo configurar Drive como su ubicación predeterminada de documentos en una Mac, comparta los comentarios).

Usuarios de Windows: Busque la carpeta Documentos de su computadora y haga clic con el botón derecho en ella. Seleccione «Propiedades» en el menú desplegable. Haga clic en «Incluir una carpeta…» y luego busque su carpeta de Google Drive. A continuación, seleccione Google Drive para resaltarlo y haga clic en «Incluir carpeta». Seleccione «Google Drive» en Ubicaciones de la biblioteca y haga clic en «Establecer ubicación para guardar». Para aplicar los cambios, haga clic en «Aplicar». ¡Y tu estas listo!

¿Qué otros consejos y trucos de Google Drive usas? Comparte tus favoritos con nosotros en los comentarios a continuación.

No olvides enviarme invitación a Linkdin

sobre el autor

Estuardo Monroy

Te gustaría saber más sobre el autor, te invito que veas la sección de Nosotros en Consultor SEO, donde se extiende hablando sobre su experiencia, conocimientos y un poco de información personal.