9 reuniones con clientes para las que su agencia debe estar preparada

Hola como ya viste el título hoy toca hablar de 9 reuniones con clientes para las que su agencia debe estar preparada

Las campañas de marketing exitosas requieren una cantidad considerable de comunicación y colaboración.

Dicho esto, no debería sorprender que los grandes resultados no provengan de un equipo silencioso, y las excelentes relaciones con los clientes ciertamente no provienen de la falta de comunicación.

Las reuniones y las conversaciones que generan construyen una base sólida para las relaciones y conducen a campañas aún más sólidas.

A Río de ingresos, hemos realizado una variedad de diferentes tipos de reuniones con muchos objetivos diferentes en mente. Y hemos identificado 10 de las reuniones de marketing más comunes que encontrará durante la vigencia de cualquier campaña.

Si bien los objetivos, las agendas y los tonos suelen ser muy diferentes para cada uno, proporcionamos algunos conocimientos valiosos para ayudarlo a llevarlos a cabo con éxito.

Reuniones únicas

1) La reunión de lanzamiento de la campaña

Es importante que comience cualquier campaña con un plan estratégico bien definido.

Al comienzo de la reunión, debe presentar a los dos equipos que colaborarán en la campaña y resaltar los principales puntos de contacto de cada lado. Esto les dará a todos la oportunidad de establecer expectativas y sentar las bases necesarias para crear elementos fundamentales como personajes, estrategias de oferta y conexiones de ventas.

El objetivo de esta reunión es que ambos equipos salgan de esta reunión con una sólida comprensión de los conceptos básicos de la campaña, así como una dirección clara para comenzar la campaña y la serie de comunicación a seguir.

2) ¡Mierda, algo está roto! Reunión

Un minuto lo que estás haciendo está funcionando, y al minuto siguiente está roto y necesita tu atención inmediata.

Todos hemos estado allí.

Estas reuniones a menudo juegan un papel clave en la corrección del curso de sus esfuerzos, ya sea que haya descubierto que una herramienta no ha estado funcionando correctamente o que la estrategia no está a la altura de sus expectativas.

Puede ser fácil señalar con el dedo cuando las cosas se desvían, pero es importante que usted y su equipo recuerden que la confianza de su cliente está en juego.

3) La reunión caliente del nuevo proyecto

Si bien muchas empresas prefieren planificar su calendario de contenido anual en enero, no es raro que surjan nuevos proyectos urgentes a lo largo del año. Como profesionales del marketing, depende de nosotros saltar rápidamente sobre ellos y seguir adelante.

Si un cliente le presenta un proyecto «inesperado» que debía realizarse ayer, querrá comenzar con una reunión rápida para recopilar la información básica, establecer prioridades para los aspectos más cruciales y clasificar elaborar un plan de implementación.

Este tipo de proyecto suele ser increíblemente importante para su cliente, por lo que es tan importante reservar el tiempo necesario para comprenderlo completamente antes de redactar un contrato.

4) La reunión de llamada de confirmación rápida

A menudo, la relación entre la agencia y el cliente exige que ciertos elementos se revisen y aprueben antes de su publicación.

Si bien estos intercambios a menudo se realizan por correo electrónico, factores como las limitaciones de tiempo o la complejidad de la información pueden requerir que salte a una llamada telefónica.

Es posible que técnicamente no sea una reunión, pero vale la pena señalar que este tipo de comunicación puede ayudar a avanzar rápidamente en los proyectos y al mismo tiempo mostrar a los clientes su compromiso de completar las tareas de manera oportuna.

5) La reunión de la nueva dirección

Ya sea que haya agregado un nuevo producto a su campaña o que su cliente haya cambiado el tono y la dirección de su estrategia de marketing, los cambios importantes requieren reuniones improvisadas que ayudarán a aclarar cómo estos ajustes influirán en el alcance del trabajo.

No importa cuál sea este cambio importante, deberá usar esta reunión para comprender rápidamente qué nueva dirección tomará antes de revisar la estrategia general.

Reuniones recurrentes

1) La Reunión Semanal de Entregables

La clave para una campaña de marketing digital enfocada y relevante es la comunicación dirigida de manera regular.

Utilizamos reuniones semanales de resultados para ayudar a mantener a nuestros clientes actualizados sobre los proyectos y las tareas en las que estamos trabajando. Esto es para que puedan conectar el trabajo que se realiza entre bastidores con el resultado final.

Para nosotros, una agenda normal podría verse así:

  1. Minutos de apertura: Esto incluye una pequeña charla y actualizaciones sobre cualquier cosa nueva que suceda con el cliente.
  2. Actualizaciones del proyecto: Aquí es donde definimos dónde estamos con nuestros proyectos actuales.
  3. Actualizaciones de la empresa: Aquí es donde discutimos cualquier cosa a la que la compañía se dirija en el futuro próximo y con la que el marketing pueda ayudar.
  4. Próximos pasos: Aquí es donde le informamos al cliente lo que planeamos hacer en la próxima semana para que tenga una comprensión razonable de qué esperar en la próxima reunión.

Como se muestra en el tercer punto, esta reunión también es un buen momento para actualizar al cliente sobre cualquier estrategia a corto plazo y adelantarse a cualquier nueva dirección que el cliente pueda tomar en el futuro.

2) La reunión de marketing

En muchas organizaciones, la relación entre ventas y marketing es inestable.

Sin embargo, para que sus dos equipos entreguen los resultados que está buscando, es necesaria una comunicación constante.

Parte de esa comunicación debe ser una reunión semanal o quincenal entre los dos equipos para revisar los clientes potenciales generados dentro de ese tiempo, hacer un seguimiento de los clientes potenciales calificados, proporcionar actualizaciones sobre las oportunidades actuales y explorar los comentarios de ventas a marketing con respecto a la calidad de los clientes potenciales.

La reunión de «smarketing» garantiza que el departamento de ventas vea cómo funciona el marketing para mejorar la calidad de los clientes potenciales, y el departamento de marketing recibe comentarios invaluables para ayudar a alimentar el contenido futuro y el plan de marketing general. (Si la última oración no te hizo saltar de alegría un poco, no estoy seguro de que estés en la industria correcta).

Esta alineación puede marcar la diferencia no solo para las ventas o el marketing, sino para todo el equipo.

3) La reunión de revisión del informe mensual

Las campañas entrantes brindan a los especialistas en marketing la capacidad única de rastrear e informar sobre una serie de diferentes conjuntos de datos para demostrar el ROI.

Con todos estos datos, informar se convierte en una parte importante de la campaña que requiere la atención de su cliente.

Dedicar tiempo mensualmente a revisar los resultados y mejorar la alineación en el futuro le permite demostrar su valía y mantenerse al tanto de las áreas donde los números son planos o decrecientes.

Nos gusta cubrir una breve lista de temas y resultados en nuestras reuniones de revisión de informes, que incluyen:

  • Resultados de KPI frente a objetivos: Tráfico, prospectos, prospectos calificados y clientes
  • Resultados SEO: Clasificación de palabras clave y resultados de tráfico directo y orgánico
  • Marketing: Seguimiento de clientes potenciales y adquisición de clientes.
  • Resultados y éxitos de la campaña: Lo que producimos y cómo contribuyó a nuestros éxitos

Al igual que la reunión de revisión de informes mensuales anterior, esta reunión debe centrarse en revisar un conjunto más amplio de datos para mostrar el progreso entrante, el éxito de la estrategia y los resultados generales.

Esta reunión también debería servir como una oportunidad para discutir estrategias futuras y generar una mejor comprensión de los comentarios generales de la campaña desde la perspectiva del cliente.

Estas reuniones son donde comienza a mostrar resultados y tendencias reales y cuantificables, por lo que debe tomarse en serio para ayudar a medir la salud de la campaña y la relación.

4) La reunión estratégica anual

Un nuevo año a menudo requiere una nueva estrategia y un nuevo conjunto de objetivos de campaña.

Anualmente, ya sea antes o después del nuevo año, debe reunirse con todos los principales responsables de la toma de decisiones de su cliente para revisar los informes anuales y establecer una estrategia nueva o continua para los próximos 12 meses.

Esta reunión no solo ayuda a establecer objetivos claros para su campaña, sino que también muestra su dedicación hacia el éxito continuo de su cliente.

Las reuniones importan

Las reuniones siempre parecen tener una connotación negativa dentro del mundo de los negocios, pero en realidad, las reuniones enfocadas pueden conducir a resultados extraordinarios.

¿Hay otros tipos de reuniones que su agencia tenga con los clientes? ¿No está necesariamente de acuerdo con mi lista de reuniones? Deja un comentario abajo y crezcamos todos juntos.

Nos leeremos hasta la próxima

sobre el autor

Estuardo Monroy

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