Cómo la limpieza de datos puede mejorar el marketing de su causa

¿Cómo estas? el tema que tocamos hoy es Cómo la limpieza de datos puede mejorar el marketing de su causa

Tener una forma eficiente de actualizar y administrar sus donantes en la base de datos de su organización está directamente alineado con su éxito de marketing y recaudación de fondos. Sus electores actuales y posibles seguidores son la base del éxito de su organización y con quienes se relacionará a través de Emailredes sociales e incluso en persona.

Ya sea que tenga un nuevo director ejecutivo que se haga cargo del brazo de recaudación de fondos de su organización o un nuevo comercializador que busca involucrar a donantes anteriores, su base de datos es el corazón de nuestra organización y debe ser cuidada y mantenida.

Tener una base de datos limpia puede ayudar a la comercialización de su causa.

Las personas con las que se comunica a diario, ya sean donantes, recaudadores de fondos, voluntarios o miembros, son tan importantes como su misión.

Ser capaz de comercializarlos de manera consistente y estratégica puede ayudarlo a aumentar sus resultados de recaudación de fondos en cuestión de meses.

Tener una base de datos limpia puede ayudar a su equipo de marketing y recaudación de fondos de muchas maneras.

Facilita la segmentación de listas de correo electrónico.

Esto es importante porque cuanto más orienta tus mensajes son, es más probable que una persona se involucre y apoye a su organización.

No desea enviar el mismo mensaje a todos (es decir, sus voluntarios necesitan información diferente a la de sus principales donantes), por lo que debe facilitar la tarea de crear listas de diferentes personas.

Le permite dirigirse a los donantes en función de la actividad.

Si realiza un seguimiento constante de las interacciones, las donaciones realizadas y los eventos a los que asisten las personas, puede dirigirse a aquellos que pueden querer donar a su causa. Esto también facilita la orientación a los participantes del evento en diferentes ciudades y estados para que obtengan la información más relevante para ellos.

Enviar una lista de eventos que están en todo el país es demasiada información para enviar a los posibles inscritos, así que segmente los contactos por ciudad o estado y envíeles invitaciones a eventos específicos.

Te ayuda a involucrar mejor a las personas en las redes sociales.

Si está recopilando información de redes sociales, como Gorjeo identificadores de sus donantes, puede interactuar con ellos en línea — esto podría significar simplemente darles las gracias o invitarlos a un evento. Hacerlo puede hacerlos sentir realmente especiales, lo que significa que es mucho más probable que tomen medidas y compartan en sus propias redes sociales, lo que puede atraer nuevos integrantes a su organización.

Mejora las tasas de capacidad de entrega de correo electrónico.

A nadie le gusta el spam. Cuando envía mensajes a direcciones de correo electrónico inactivas, está reduciendo la credibilidad en línea de su organización sin fines de lucro al enviar spam a personas que ya no están activas. Desea que sus campañas de correo electrónico tengan las tasas de entrega más altas para llegar a correos electrónicos activos y cumplir con las leyes CAN-SPAM.

Por lo tanto, eliminar los correos electrónicos que tienen más de 16 meses ayudará a mantener sus listas de correo electrónico actualizadas y su capacidad de entrega alta.

Le ayuda a reportar mejor sus datos.

Desea poder mostrar qué esfuerzos de marketing generaron la mayor cantidad de donaciones, participantes o recaudaciones de fondos. Pero si no eres capaz de ejecutar informes sobre datos específicosno podrá obtener una imagen precisa de lo que funciona y lo que no.

También corre el riesgo de informar incorrectamente y gastar el presupuesto de marketing en los canales equivocados cuando otros se desempeñan mucho mejor.

Así es como puede limpiar y mantener su base de datos de donantes.

Si hay demasiadas personas actualizando registros o no hay una definición clara de qué campos significan qué, es muy difícil entender con quién debería relacionarse en línea o en persona.

Desea eliminar sus duplicados, actualizar campos de registro en blanco y crear documentación para administrar su base de datos, entre otras cosas, para poder cambiar el enfoque en proyectos más importantes que aumentarán su recaudación de fondos año tras año.

Aquí hay varias maneras de limpia tu base de datostal como lo establece The Chronicle of Philanthropy.

Comprenda cómo se utilizarán sus datos.

Ya sea desde la perspectiva del administrador de la base de datos, sus equipos de desarrollo y recaudación de fondos o los futuros directores ejecutivos, desea comprender cómo todas las partes utilizan o utilizarán la base de datos.

Considere estandarizar los campos de información del donante, incluido su estado de donante (es decir, nuevo, recurrente, importante, etc.), información de contacto, montos de donación y cualquier otro campo que sea exclusivo de su organización.

Para informar y administrar registros individuales fácilmente, cree un identificador único para cada registro de donante/contacto, que puede ser un número o una combinación de números y letras.

Asegúrese de crear definiciones coherentes.

Además de comprender sus datos, desea asegurarse de que todos comprendan también las definiciones de los campos. Los usuarios principales deben conocer todos los campos importantes, lo que significan y cómo deben usarse.

Organice una reunión semanal o mensual para revisar cualquier cambio en la base de datos con los usuarios principales y asegúrese de compartir esos cambios con el resto del equipo. Si los campos ya no se usan o no son relevantes, ocúltelos pero no elimine los datos. Es posible que lo necesite en el futuro.

Limpie primero los registros de sus donantes más grandes y más comprometidos.

Dado que estas personas serán en las que usted confiará para una gran parte de sus dólares de recaudación de fondos, asegúrese de que sus registros estén actualizados y sean precisos.

Ordene su base de datos por dólares donados y avance en la lista. Puede ver quién no ha cedido durante más de un año o quién nunca lo ha hecho y comunicarse con ellos para su próxima campaña.

Cualquiera que no haya estado activo en los últimos 3 años debe considerarse muerto y vale la pena eliminarlo. Las direcciones de correo electrónico normalmente caducan después de 16 meses, debido a un cambio de trabajo, así que considere eso también.

Decide si necesitas una revisión o solo actualizaciones individuales.

La revisión de su base de datos y la realización de grandes cambios a veces pueden hacer más daño que bien. Entonces, primero decida si necesita cambiar su base de datos y actualizar varios campos y procesos o si solo necesita limpiar algunos registros y/o campos.

Incluir a otra persona para monitorear los cambios realizados permite menos errores y redundancias. Es posible que también deba considerar campos personalizados para sus principales donantes, por lo que es importante incluir a alguien de su equipo de desarrollo o del departamento de donaciones importantes.

Si es necesario, recluta voluntarios para que te ayuden.

Si no tiene el personal con el conocimiento o el tiempo para dedicarse a limpiar una base de datos, busque pasantes o voluntarios para ayudar. Hay muchas personas que tienen experiencia con bases de datos que pueden ayudar a proporcionar aún más información sobre cómo ser eficiente con la limpieza y el mantenimiento de sus datos.

Deje en claro que la tarea es tediosa y está orientada a los detalles para atraer la ayuda adecuada.

Consolide sus datos en un solo lugar.

Mantener los datos en un solo lugar es suficiente trabajo. Por lo tanto, si tiene varias bases de datos donde almacena información sobre sus donantes, considere consolidarlas en una sola con el tiempo.

Esta puede ser una gran tarea, pero puede ahorrarle mucho tiempo y minimizar los errores a largo plazo. También puede reducir considerablemente los costos de alojamiento de datos, que pueden dirigirse a otra parte.

Limite el acceso de su personal a su base de datos.

Si bien debe hacer que una persona supervise todos los cambios realizados en su base de datos y ejecute un mantenimiento constante, deberá limitar el acceso o la capacidad de realizar cambios a diferentes personas en su personal.

Permita que solo un pequeño grupo de personas tenga la capacidad de editar o eliminar campos e información, pero permita que el resto de su personal pueda ver los datos en cualquier momento. Puede crear roles administrativos en casi cualquier base de datos de donantes y realmente puede ayudar a evitar grandes errores o pérdidas de datos.

Limpie sus datos de manera consistente.

La limpieza de sus datos debe ser una actividad recurrente para garantizar que está involucrando y nutriendo activamente a las personas adecuadas, así como eliminando a aquellos que ya no brindarán ni apoyarán a su organización. También puede generar informes sobre diferentes métricas de su base de datos para monitorear su crecimiento.

Estas responsabilidades deben recaer en la persona que tiene acceso administrativo y está realizando la mayoría de las actualizaciones y cambios en su base de datos.

Documente todo para referencia futura.

Cree una ubicación central para el manual de su base de datos y el registro de información, incluidos todos los cambios o actualizaciones realizados, una lista de definiciones para cada campo, una lista de personas responsables de su base de datos y cualquier otra cosa que considere futuros administradores o usuarios de la base de datos. beneficiaría.

Pensar en cómo aquellos que trabajan para la organización dentro de 5 a 10 años lo ayudarán a identificar la información más importante que se necesita.

TechSoup ofrece una serie de bases de datos de donantes con descuento así como algunos más recursos útiles para gestionarlos.

¿Cómo mantiene organizada su organización sin fines de lucro todos sus datos relacionados con los donantes y los esfuerzos de recaudación de fondos?

Hasta luego fué un gusto

sobre el autor

Estuardo Monroy

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