Cómo las empresas de TI pueden sincronizar datos entre aplicaciones automáticamente

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¿Cuántas aplicaciones basadas en la nube utiliza con su empresa? ¿Cinco? ¿Diez? ¿Cincuenta? Probablemente uses más aplicaciones de las que crees.

Las aplicaciones más importantes en su pila probablemente incluyen:

  • Una herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
  • Una herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA)
  • un paquete de contabilidad

Como empresa de TI o proveedor de servicios gestionados (MSP), debe realizar un seguimiento de los clientes potenciales (marketing), convertirlos en clientes (ventas), proporcionar servicios a esos clientes (entrega de servicios) y facturarles (contabilidad).

Para que este proceso funcione de manera eficiente, cada aplicación necesita datos precisos, y estos datos deben ser consistentes en toda su pila tecnológica. Esto es más fácil dicho que hecho.

Muchas empresas de TI pasan una cantidad excesiva de tiempo moviendo manualmente los datos de una aplicación a otra, lo que a menudo trae errores tipográficos y errores que vienen con la entrada manual. Esto conduce a la ineficiencia en el mejor de los casos y a errores costosos en el peor.

Entonces, ¿cómo puede vincular con éxito sus aplicaciones basadas en la nube para que funcionen de la mejor manera posible? Siga leyendo para averiguarlo.

Por qué debería sincronizar datos entre aplicaciones

Si desea evitar la carga manual de datos, debe asegurarse de que esas aplicaciones se comuniquen entre sí. Esto significa sincronizar datos entre ellos.

Esto a veces se hace a través de un proceso manual o exportando datos de una aplicación e importándolos a otra. Pero es mejor si buscas procesos automáticos: sistemas donde los cambios en una aplicación se sincronizan automáticamente con otra.

Piense en la relación entre su herramienta de administración y monitoreo remoto (RMM) y su herramienta PSA.

Si tuviera que agregar manualmente cada nueva estación de trabajo e impresora a su configuración de PSA, podría pasar mucho tiempo manteniendo actualizados los datos entre su RMM y PSA.

Sin embargo, esto es a lo que muchas empresas de TI dedican su tiempo.

Las empresas de MSP más progresistas no manejan los datos de sus aplicaciones en silos. Entienden el valor de compartirlo automáticamente entre aplicaciones.

Los datos sincronizados lo hacen más eficiente

La sincronización de datos entre aplicaciones hace que su personal sea más eficiente al mantener todo actualizado en todo momento.

Si su negocio de MSP ha vinculado sus herramientas RMM y PSA y un cliente agrega una nueva estación de trabajo, entonces su herramienta RMM la descubre y automáticamente agrega esa configuración a su herramienta PSA.

Luego, la herramienta PSA pone esos datos a disposición de Service Delivery, evitando el escenario vergonzoso de un cliente que llama a su servicio de asistencia técnica, solo para que le digan: «Oh, no sabíamos sobre esa PC…»

Una vez que su herramienta PSA conoce una estación de trabajo, puede decirle a su paquete de contabilidad que facture por el trabajo.

Esto es increíblemente importante. Las empresas de TI pueden enfrentarse a una enorme cantidad de ingresos perdidos donde los MSP simplemente no facturan las estaciones de trabajo que están respaldando para sus clientes. Esta es una de las principales razones por las que las empresas de TI necesitan sincronizar datos entre sus aplicaciones en la nube – aumentar sus ingresos facturables.

Mantener todos los departamentos sincronizados

La configuración de la sincronización automática entre diferentes aplicaciones significa que todos los departamentos de su empresa conocen los datos más recientes.

Por ejemplo, puede usar un CRM para realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas y los clientes potenciales, y use iPaaS para sincronizar automáticamente su CRM con los contactos de Google de dos maneras, de modo que cualquier contacto que ingrese en los contactos de Google también se sincronice con su CRM.

Una vez que un prospecto se ha convertido en un cliente, no hay que volver a escribir los datos: esa información se actualiza automáticamente en ambas aplicaciones.

Cuando esté listo para facturar a ese nuevo cliente, su paquete de contabilidad automáticamente tiene toda la información que necesita, gracias a la sincronización de datos.

Sin facturación perdida. Sin datos mal escritos. Solo un conjunto de aplicaciones que funcionan juntas. Es tan simple, pero tan efectivo.

Construyendo una pila tecnológica más fuerte

Tómese cinco minutos para realizar una auditoría rápida de su negocio de TI. Enumere las aplicaciones basadas en la nube que utiliza para administrar su negocio en el día a día.

¿Cuántas de estas aplicaciones están sincronizando sus valiosos datos con las otras aplicaciones que usas? Si no está sincronizando datos y, en cambio, confía en métodos manuales, entonces debería esperar perder tiempo y perder oportunidades de ingresos.

En cambio, es importante darse cuenta de que estos datos son el alma de su negocio y deben liberarse del silo en el que están atrapados actualmente. Sincronice sus datos y observe cómo aumenta la eficiencia de su negocio, junto con sus ganancias.

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sobre el autor

Estuardo Monroy

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