Cómo las marcas organizaron de forma creativa reuniones virtuales fuera del sitio

¿Cómo estas? como ya viste el título hoy toca hablar de Cómo las marcas organizaron de forma creativa reuniones virtuales fuera del sitio

A medida que el mundo continúa moviéndose en una dirección de prioridad remota, es importante considerar cómo hacer que los eventos en persona de su empresa sean amigables a distancia.

Incluso si no siempre realiza eventos remotos, la opción remota es excelente para cualquier momento en que su equipo esté repartido por todo el mundo.

Pero, ¿una reunión virtual fuera del sitio? Suena oximorónico. ¿Cómo puedes tener un sitio externo que no se siente como un trabajo, virtualmente?

En esta publicación, profundizaremos en cómo estas marcas pensaron en los sitios externos virtuales de una manera creativa. Y no solo les pidió a todos que estuvieran en Zoom durante 8 horas.

1. Loom VR fuera del sitio virtual

A fines de 2020, Loom decidió organizar un sitio externo virtual. ¿Qué hizo esto diferente a asistir a una reunión de Zoom de 8 horas?

Bueno, primero, la empresa envió visores de realidad virtual a su equipo para que los empleados se sintieran como si estuvieran saliendo de sus hogares para asistir a una gran reunión de la empresa a la que solían viajar.

De acuerdo a Telar«con la realidad virtual, pudimos enviar a todos un búsqueda de oculus 2 auriculares para acercarles el mundo virtual. Además, pudimos limitar el contenido de Zoom a solo dos horas por día para mantener el contenido atractivo».

Una vez que comenzaron con la realidad virtual, tuvieron que encontrar aplicaciones de realidad virtual para organizar sus eventos. Pero también incluyeron a sus empleados en el proceso de planificación. La empresa envió un formulario de Google a los empleados para compartir ideas sobre actividades y sesiones que podrían realizar durante la reunión virtual.

Loom trabajó con un socio para crear una isla de realidad virtual en la que los miembros del equipo pudieran disfrutar de conversaciones informales, actividades para romper el hielo y la hora feliz.

Curiosamente, el componente de realidad virtual no era obligatorio. Cualquier evento que fuera exclusivo de VR era opcional. Y también se podía acceder a la isla de realidad virtual que crearon a través del escritorio, para que todos pudieran participar.

Es importante recordar que cuando está creando una experiencia virtual fuera del sitio, desea que todos puedan presentarse. Con suerte, las herramientas que usa estarán disponibles en varios dispositivos o puede hacer que esos eventos no sean obligatorios si se necesita un dispositivo especial.

El equipo también creó tiempo no estructurado durante el día para que las personas que trabajaban desde casa aún pudieran realizar su trabajo y actividades normales.

2. Primera ronda de revisión fuera del sitio virtual interactivo

Otra empresa que piensa creativamente en los sitios externos virtuales es First Round Review.

First Round Review realizó una reunión virtual fuera del sitio y tuvo actividades que incluyeron comidas grupales, competencias de cocina, ejercicios de autorreflexión, presentaciones grupales, eventos fuera de la conferencia y más.

La empresa sabía que quería utilizar todo tipo de formatos diferentes para sus actividades para poder mantener la atención de la gente.

Antes de planificar el evento, escribieron sus objetivos, dividiéndolos en resultados centrados en tareas y equipos. Luego, se les ocurrieron ideas para lograr esos resultados.

Nuevamente, First Round Review sabía que no querían pasar todo el día en Zoom. Algunas cosas que hicieron para que su sitio externo virtual fuera interactivo y exitoso fueron:

  • Envíe una sorpresa interactiva: el equipo envió a todos un kit que se les indicó que no abrieran de antemano. El kit incluía dulces, una pizarra para escribir, café y un kit básico de kombucha. Esta fue una forma divertida de dar inicio al fuera del sitio virtual.
  • Disfrázate: todo el equipo recibió gorras especiales y todos se presentaron a la reunión con su merchandising.
  • Desafío de cocina: los grupos se dividieron en salas de descanso para que cada grupo pudiera cocinar juntos en vivo. Luego, todos presentaron sus comidas juntos y la gente votó sobre la creatividad y la presentación.
  • Tiempo no estructurado: Esto es enorme. No hagas que la gente pase todo el día en la computadora. Incluya tiempo no estructurado y descansos.
  • Tiempo de juego: incluya eventos de vinculación de equipos, como trivia o salas de escape virtuales. First Round Review incluso contrató a un mago para que se uniera a ellos en una cena grupal.
  • Muestre gratitud: First Round Review dedicó una reunión completa a que todos escribieran gratitud para cada miembro del equipo y luego enviaron por correo electrónico a todos la lista de comentarios de sus compañeros de trabajo. Para cada compañero de equipo, todos dedicaron un minuto a responder escribiendo una línea o dos en respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué es lo que admiras de esta persona? ¿Qué es algo que esta persona hizo recientemente que aprecias? ¿Por qué estás agradecido de contar con esta persona como compañero de equipo? Las respuestas son anónimas. Una vez que estén todos, el propietario de la reunión redondeará las líneas para cada individuo y las compartirá en un correo electrónico privado.

Una de las conclusiones más importantes de este sitio virtual externo es que puede tener varios formatos, diferentes sesiones, contenido interactivo y atractivo, y aun así trabajar en sesiones de estrategia.

3. Externo virtual del equipo de productos de Wikimedia

Él Equipo de producto de la Fundación Wikimedia también tuvo productivas sesiones de estrategia virtual y vínculos de equipo significativos en un entorno remoto en varias zonas horarias.

Para lograr esto, se invirtió mucha planificación. El equipo primero decidió qué historia querían contar durante su fuera del sitio. Para asegurarse de que esto se discutiera durante la reunión virtual, revisaron la hoja de ruta de su producto para comprender dónde había estado el equipo y hacia dónde se dirigía. El primer día, realizaron una retrospectiva para lograr esto.

En última instancia, la forma creativa en que la empresa pensó en este fuera del sitio estaba en la agenda y la planificación.

Si había una presentación o una sesión de poca energía, querían asegurarse de que fuera seguida por una sesión interactiva de alto compromiso.

Además, el momento era importante. Decidieron que en lugar de tener reuniones de Zoom de 8 horas, tendrían cuatro horas de sesiones virtuales al día, divididas en bloques de 2 horas con un descanso entre 1,5 y 2 horas.

El fuera del sitio incluyó sesiones de bajo consumo de energía que incluyeron una sesión de preguntas y respuestas con el director de productos, donde prepararon preguntas con anticipación y usaron una ventana de treinta minutos para responderlas. Pero siguió esas sesiones con actividades interactivas.

Una sesión incluso hizo que los miembros del equipo crearan una página de inicio para los recién llegados basada en funciones anteriores creadas por el equipo del producto. Esto hizo que el equipo trabajara activamente en la herramienta para poder ver qué características se destacan.

También tuvieron una sesión con un especialista que fue un proceso paso a paso del proceso de edición de Wikipedia para que los empleados comprendan la experiencia del usuario.

Otras sesiones divertidas incluyeron juegos amistosos en línea.

Al planificar un evento externo virtual, es importante tener en cuenta el momento y los niveles de energía del evento. Pasar todo el día en una herramienta de videoconferencia no será efectivo para la mayoría de las personas.

Alojar un sitio externo virtual no tiene por qué ser un proceso demasiado complicado. Y no tiene por qué ser una aburrida reunión de Zoom de 8 horas de duración. Puede organizar sesiones interactivas, presentaciones e interactuar verdaderamente con sus empleados.


Hasta luego fué un gusto

sobre el autor

Estuardo Monroy

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