El extraño sistema Inbox Zero del director ejecutivo de Zappos

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Tony Hsieh tiene un método extraño para organizar su bandeja de entrada.

Como CEO de Zappos, y posiblemente el empresario de Las Vegas más exitoso en la historia reciente, me sorprendió escuchar cómo maneja su bandeja de entrada de correo electrónico. Es un sistema llamado «Yesterbox

Y si nunca has oído hablar de él antes (yo tampoco), es genial. Tony explica cómo ha podido limpiar su bandeja de entrada mucho más rápido, pero con mucho menos estrés:

De hecho, hay una sensación de finalización cuando terminas, lo cual es asombroso. Diría que la mitad de los días, he terminado por completo con todas mis obligaciones de correo electrónico para el MEDIODÍA, lo que ha sido una sensación increíblemente liberadora.

TL; DR – ¿Cómo funciona Yesterbox?

En resumen, los correos electrónicos siguen llegando hoy, pero él solo maneja los correos electrónicos de ayer. Entonces, al comienzo de cada mañana, tiene una cantidad fija de correos electrónicos para responder, en lugar de una avalancha interminable de correos electrónicos nuevos que ingresan.

Una vez que termine los correos electrónicos de ayer, habrá terminado.

No hay nuevos correos electrónicos. No hay nuevos dolores de cabeza. No hay sorpresas. Solo una lista estática de correos electrónicos para responder al comienzo de cada día, llegando a Inbox Zero al mediodía.

Así es como funciona su ingenioso sistema con más detalle, paso a paso:

Paso 1: establezca una hora diaria en su calendario para manejar los correos electrónicos de ayer.

Primero, establece un tiempo en su calendario de tres horas cada mañana para revisar su correo electrónico:

Para mí, completar el correo electrónico del día anterior toma alrededor de 3 horas, así que simplemente programo una reunión de 3 horas al comienzo de cada día para Yesterbox.

Esto lo mantiene en un horario rígido. Si tiene una reunión por la mañana, moverá el evento del calendario para revisar el correo electrónico a un momento posterior:

Mi asistente sabe que si necesito tener una reunión por la mañana, el tiempo del correo electrónico no puede desaparecer, debe reprogramarse para más tarde en el día. O en la rara ocasión en que no hay suficiente tiempo en el día, entonces mi asistente sabe que debe haber un tiempo de recuperación programado para el día siguiente por el tiempo perdido en el día actual.

La clave es desarrollar el hábito de revisar su «Yesterbox» en un horario constante.

Paso 2: filtre los correos electrónicos de hoy, para que solo vea los correos electrónicos de ayer.

Si eres usuario de Gmail, utiliza la función de búsqueda avanzada “antes de” en combinación con la fecha de hoy. Por ejemplo, si hoy es 24 de septiembre de 2015… escriba antes:2015/09/24 en la barra de búsqueda:

gmail_before_search_function_yesterbox

Esta espectáculos SOLAMENTE correo electrónico recibido antes de la fecha de hoy, 24 de septiembreel2015.

Ahora arrastre esta URL a su barra de herramientas de marcadores:

drag_gmail_as_marcador

Cada vez que necesite consultar el correo electrónico por la mañana, haga clic en este marcador y esta búsqueda filtrada se cargará automáticamente:

arrastrar_gmail"_como_marcador_2

Obviamente, las fechas cambian, así que cada vez que haga clic en el enlace, simplemente cambie el día a la fecha actual. Por ejemplo, al día siguiente simplemente cambiaría la fecha al 25 de septiembre de 2015:

before_search_gmail_yesterbox

¿Usas Outlook en lugar de Gmail?

Si es un usuario de Outlook, simplemente contraiga su grupo de correos electrónicos «Hoy» haciendo clic en la flecha en el encabezado (a la izquierda de la palabra «Hoy»).

Esto le ayuda a evitar hacer trampa y leer los correos electrónicos de hoy antes de tiempo.

Paso 3: Etiquete los correos electrónicos que requieren más de 10 minutos para responder.

Tony Hsieh coloca los correos electrónicos que tardarán más de 10 minutos en responderse en una carpeta diferente:

Para cualquier correo electrónico de ayer que tarde más de 10 minutos en responder, o requiera investigación adicional, etc., simplemente debe archivarlo en una carpeta.

En Gmail, vuelve a la antes:2015/09/24 búsqueda.

Ahora marque las casillas de los correos electrónicos que tardarán más de 10 minutos en responder. Hacer clic Etiquetas, Crear nuevoluego escriba «10 minutos” como la nueva etiqueta:

yesterbox_label_emails_gmail

Ahora escribe antes:2015/09/24 etiqueta:10min en la barra de búsqueda:

yesterbox_label_gmail

Esto solo muestra los correos electrónicos de ayer que requieren más de 10 minutos para manejarse. Todos los demás correos electrónicos (que tardan menos de 10 minutos en procesarse) se filtrarán.

Por lo general, los correos electrónicos que tardan más en responder son los más importantes… por lo que sugiero responder todos estos correos electrónicos de 10 minutos o más. PRIMERO. Sácalos del camino.

Después de que se respondan, borre etiqueta: 10 minutos desde la barra de búsqueda para obtener todos los demás correos electrónicos de ayer:

antañobox_label_gmail_2

Estos son los correos electrónicos fáciles que puede responder rápidamente. Después de que se hayan borrado todos, ha terminado con el correo electrónico para el día. Entonces no vuelves a comprobarlo hasta mañana por la mañana.

Bastante impresionante, ¿eh?

¿Usas Outlook en lugar de Gmail?

Para Outlook, siga un proceso similar.

Al comienzo de cada día, escanee la bandeja de entrada de ayer. Luego marque las casillas de todos los correos electrónicos que requerirán más de 10 minutos para responder y descárguelos en una carpeta con la etiqueta «10 Minutos».

Responda todos los correos electrónicos en esa carpeta primero. Luego, regrese a su bandeja de entrada de «ayer» y responda todas esas preguntas.

Nuestra bandeja de entrada ahora es una lista de tareas pendientes con tareas estáticas, no nuevas que llegan constantemente.

Al usar el método «Yesterbox» de Tony Hsieh, nuestra bandeja de entrada no tiene una avalancha constante de mensajes nuevos.

Sabemos exactamente cuántos correos electrónicos debemos responder al comienzo del día, y eso nunca cambia.

Nuestra bandeja de entrada se convierte entonces en una lista invariable de tareas pendientes, en lugar de un flujo interminable de mensajes nuevos que se acumulan. Esto evita la sensación de Sísifo de empujar una roca montaña arriba, solo para verla rodar hacia abajo.

sísifo_email

Con un conjunto fijo de correos electrónicos, esto hace que Inbox Zero tanto más fácil de obtener.

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sobre el autor

Estuardo Monroy

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