¿Por qué las Conferencias WEB dan más miedo que los payasos?

¿Qué Tal? hablemos de las Conferencias WEB

Cuando la gran mayoría de los vendedores eran representantes de campo, asistir a una reunión o dar una demostración significaba reunirse físicamente con un cliente potencial o un grupo de partes interesadas. Antes de dirigirse a la oficina del cliente, se aseguró cuidadosamente de tener todo lo que necesitaba. ¿Contrato preparado? Cheque. ¿Folletos, hojas informativas u otro material publicitario impreso? Cheque. pluma de la suerte? Cheque.

Pero el aumento reciente en las ventas internas significa que cada vez se realizan más reuniones. virtualmente a través de conferencias web. Y esto cambia drásticamente la lista de verificación previa a la demostración de un vendedor (claro que da miedo). Un contrato impreso no proporcionará mucho valor durante una presentación de pantalla compartida. Tampoco lo es un bolígrafo, por muy afortunado que sea.

Para superar el miedo, lo mejor es tener todo preparado. Sí! las conferencias WEB son algo que pueden producir miedo a un nuevo mundo, pero también significa expanción y más ventas.

Por esa razón aquí hay una nueva lista de verificación previa a la presentación, renovada para la era de compartir pantalla y conferencias de audio.

1) Determine qué herramienta usará para presentar.

La mayoría de las empresas con una fuerza de ventas interna tienen una plataforma de reuniones en línea o conferencias web, como WebEx, GoToMeeting o join.me. Cuando programe una cita con un cliente potencial o potencial, asegúrese de hablar sobre el software que usará para realizar la reunión virtual.

Pero tenga en cuenta que el hecho de que su empresa utilice una determinada plataforma no significa que usted tenga que hacerlo. Tal vez su cliente potencial tenga problemas para acceder a una determinada herramienta (por ejemplo, es posible que su departamento de TI deba aprobar la descarga requerida para unirse a la reunión). Asegúrese de que puedan usar el enlace que envía con anticipación y, de no ser así, formule un plan B, como una sesión de Hangouts de Skype o Google.

También pregúnteles si les gustaría que grabe la reunión y tome nota de su preferencia.

2) Determine si hablará por teléfono, VoIP o capacidades de audio integradas.

Si el cliente potencial prefiere marcar por teléfono, configure un número de línea de conferencia y guarde los códigos de marcación y de anfitrión y asistente. Si su empresa no tiene un software de conferencias telefónicas, puede configurar una cuenta gratuita propia en FreeConferenceCall.com.

3) Pregúntele a su cliente qué dispositivo usará para unirse a su reunión.

Si planean usar un teléfono inteligente o una tableta, recuérdeles que descarguen la aplicación de reunión virtual adecuada antes de su presentación.

4) Configure la invitación a la reunión.

Según la herramienta de conferencia web que utilice, el proceso específico para configurar una reunión variará. Pero hay algunos puntos en común a tener en cuenta:

  • Elija la opción de reunión que permita que ambas partes hablen. Por ejemplo, GoToMeeting presenta una opción «GoToWebinar» que permite que se unan hasta 100 participantes, pero se silencian automáticamente. Esto (presumiblemente) no es lo que quieres.
  • Use un título preciso para nombrar la reunión. Incluya su nombre y el propósito de la llamada.
  • Introduce la fecha y la hora correctas. Tenga en cuenta las zonas horarias.
  • Seleccione la opción de audio correcta. Línea de conferencia, capacidades de audio integradas o VoIP.
  • Conviértete en el anfitrión. Esto le permitirá compartir su pantalla y editar la información de la reunión si es necesario.

5) Envíe la invitación por correo electrónico a su cliente potencial.

Una vez creada la reunión, el sistema mostrará el enlace del asistente, el código de la conferencia y la información de la llamada. Envíe toda esta información a su prospecto o cliente. Si la herramienta no genera automáticamente instrucciones para unirse a la reunión (la mayoría lo hace), escriba una oración o dos diciéndole a su asistente cómo reunirse virtualmente con usted cuando llegue el momento. Titule el correo electrónico con el tema de la reunión, la fecha, la hora y su nombre para que el prospecto pueda encontrarlo fácilmente si lo necesita.

6) Crea una invitación de calendario.

Además de enviar por correo electrónico los enlaces y códigos de la reunión virtual, también recomendaría crear una invitación de calendario con exactamente la misma información. De esta manera, su asistente no tendrá que buscar en su bandeja de entrada para encontrar el enlace; aparecerá automáticamente a través de su sistema de recordatorio cuando sea el momento de unirse. Algunas aplicaciones de conferencias web le permiten crear una invitación de calendario al mismo tiempo que realiza su reunión; examine las capacidades de su software para ver si esta es una opción.

7) Únase temprano a la reunión.

Como presentador, debe llegar temprano a la moda para asegurarse de que todo funcione correctamente. Las dificultades técnicas molestarán a los prospectos que se tomaron el tiempo de su día para reunirse con usted.

Si está utilizando audio integrado o VoIP, conecte sus auriculares y hable al micrófono para asegurarse de que su asistente pueda escucharlo (la mayoría de las herramientas mostrarán los niveles de voz subiendo o bajando para dar una indicación visual de la audio). Ajuste los niveles si es necesario. Vuelva a comprobar que figura como anfitrión y que puede compartir su pantalla.

8) Prepare su computadora para compartir la pantalla.

Si tiene un video, una presentación de PowerPoint o alguna otra ayuda visual que planea usar durante la presentación, ábralo, maximícelo y céntrelo en su pantalla. Cierra todas las demás pestañas o ventanas que puedan distraer a tu asistente: tus fotos de Facebook de esa loca fiesta de Halloween o tus resultados de Google para «cómo hacer una venta más rápida», por ejemplo. Escanea tu pantalla a través de los ojos de tu asistente y limpia respectivamente.

9) Dé la bienvenida a los asistentes a través de la función de chat.

Si su plataforma de conferencias web tiene capacidad de chat y hay más de un asistente en la llamada, escriba una breve bienvenida en el cuadro de mensajes. Informe a los invitados que pueden escribir una pregunta si no se sienten cómodos interrumpiéndolo durante su presentación.

10) Una vez que todos los asistentes se hayan unido, comparta su pantalla.

Antes de iniciar su reunión, pida a todos que verifiquen que pueden ver su pantalla y escucharlo.

11) Pulse el botón de grabación si es necesario.

Si su cliente potencial le pidió que grabara la reunión, asegúrese de hacer clic en el botón de grabación antes de comenzar. Envíe la presentación por correo electrónico a todos los asistentes después.

12) Si algo sale mal, no se asuste.

Por todo el tiempo y el esfuerzo que dedicó a prepararse para esta reunión, aún existe la posibilidad de que algo salga mal. Su computadora se congela. La de su prospecto sí. El audio deja de funcionar. Tu vecino comienza obsesivamente a cortar su pequeño trozo de césped justo afuera de tu ventana a las 2 p. m. (sí, esto realmente me pasó a mí).

Lo mejor que puedes hacer en estas situaciones es mantener la calma. Todos han tenido un mal funcionamiento de la tecnología en algún momento de sus carreras. Haz una broma para disipar la frustración y trata de retomar el camino lo más rápido posible. Si no está en funcionamiento nuevamente después de tres o cuatro minutos, solicite a sus asistentes que reprogramen para no perder el tiempo. Luego, resuelva el problema fuera de línea usted mismo o con su departamento de TI para asegurarse de que no vuelva a suceder. Hasta luego fué un gusto!

sobre el autor

Estuardo Monroy

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