Project.co revela estadísticas y temas de gestión de proyectos que estarán observando en 2021

¿Cómo estas? el tema que tocamos hoy es Project.co revela estadísticas y temas de gestión de proyectos que estarán observando en 2021

Existe una idea establecida desde hace mucho tiempo de que la creatividad está de algún modo enraizada en el caos: que la estructura y la organización son, de algún modo, enemigas de las grandes ideas.

si no fuera ya hora de reevaluar esa idea; entonces, seguramente, ese momento es ahora.

Después de todo, en 2020, los equipos creativos de todo el mundo fueron retirados (a menudo sin previo aviso) de sus oficinas y dispersos en las oficinas del hogar y las mesas de la cocina.

La mayoría de nosotros pasamos de un mundo de comunicación cara a cara en cualquier momento a un mundo de videollamadas, correo electrónico y aplicaciones de chat.

Y esto solo ha amplificado una idea que muchos ya creían que era cierta: que los grandes equipos creativos no solo necesitan grandes ideas, sino también grandes procesos, comunicación y gestión de proyectos para tener éxito.

En medio de todo ese caos, el equipo de proyecto.co acaba de lanzar el Estado de la gestión de proyectos informe, diseñado para descubrir cómo los equipos creativos gestionan sus proyectos a medida que avanzamos hacia 2021.

La encuesta buscó medir qué equipos hacen bien y qué creen que podría mejorarse. Exploró qué herramientas y sistemas utilizan, y cómo sus procesos afectan su eficiencia y productividad.

La investigación sugiere:

    • La gente cree casi unánimemente que hay margen de mejora en la forma en que gestionan los proyectos.
    • A la mayoría de las personas les cuesta tener visibilidad de en qué están trabajando los demás miembros de su equipo, y muchos ven con malos ojos la comunicación dentro de su negocio, a pesar de reconocer su importancia de misión crítica.
    • Un número alarmantemente alto de personas admite abiertamente falta de plazos regulares — e incluso olvidar las tareas que tienen pendientes.
  • El correo electrónico domina abrumadoramente como herramienta de comunicación, tanto entre equipos como con clientes, aunque esto no es del agrado de todos.

Acerca de la encuesta

proyecto.co Estado de la gestión de proyectos es un informe completo diseñado para evaluar la forma en que los equipos creativos gestionan sus proyectos y la comunicación.

Hace una variedad de preguntas para evaluar cómo se ve el panorama de la gestión de proyectos. Este es el primer informe, pero se publicará anualmente y, con el tiempo, rastreará los cambios en la industria.

Los hallazgos de este informe se recopilaron encuestando a 437 encuestados únicos, de una variedad de industrias, nichos y países, en diciembre de 2020.

Los hallazgos clave

El poder de la claridad de tareas

Resultó que tener una lista clara de tareas para trabajar metódicamente es un impulsor clave del bienestar. y actuación.

95% de las personas sienten que tener una lista de tareas para hacer cada día es bueno para su salud mental, y 96% de las personas sienten que los hace más eficientes y productivos.

De aquellos que no crean una lista diaria de tareas pendientes, 90% dicen que ‘ocasionalmente’ o ‘regularmente’ pierden u olvidan tareas.

Nosotros-stats2-minUn problema con la visibilidad entre equipos

Una vieja metáfora de la coordinación es que la mano izquierda necesita saber lo que hace la mano derecha.

En términos comerciales, esto significa que es importante que las personas sepan en qué están trabajando los demás en su equipo, evitando la repetición del trabajo, la duplicación y facilitando el aporte de soluciones creativas y diversas perspectivas de todos los equipos.

Esto es validado por el hecho de que 94% de las personas siente que tener una buena vista de lo que están haciendo sus compañeros de equipo mejora la productividad y la eficiencia en un negocio.

Sin embargo, aquí es donde se pone interesante: menos de la mitad (42%) de las personas dicen que les resulta fácil entender en qué están trabajando otros miembros de su equipo en un momento dado.

Nosotros-stats3-minNo hace falta decir que esta es una gran oportunidad perdida en vista de la situación actual, donde una mayor comprensión y colaboración entre equipos puede claramente ayudar a fomentar un gran sentido de compromiso de los empleados y mitigar muchos de los desafíos que surgen del trabajo remoto.

Comunicación con Clientes

Cuando se trata de comunicarse con los clientes, el correo electrónico gobierna el gallinero. 67% de las personas dice que se comunica principalmente con los clientes a través del correo electrónico, lo que eclipsa las llamadas telefónicas (8%) software de gestión de proyectos (9%), reuniones en línea (8%) y reuniones cara a cara (5%).

Nosotros-stats4-minPero eso no necesariamente funciona para todos. Menos de la mitad de las personas dice que el correo electrónico es su forma preferida de tratar con las empresas como clientes, con 25% diciendo que prefieren usar software de gestión de proyectos.

Nosotros-stats5-minEl correo electrónico es menos que ideal debido a su naturaleza aislada y desconectada; esto a menudo conduce a la pérdida o extravío de activos, el intercambio inconsistente de información y una experiencia frustrante para el cliente.

Margen de mejora

Lo que está claro a lo largo de los datos es hasta qué punto las personas sienten que las cosas podrían y deberían ser mejores.

92% de las personas dicen que creen que se podría mejorar la colaboración con sus compañeros de equipo.

Nosotros-stats6-minY esto se filtra hasta los entregables del día a día: solo dieciséis% de las personas dicen que ‘siempre’ cumplen con los plazos.

Nosotros-stats7-minEsto deja al descubierto el hecho de que, a pesar de que la organización, la comunicación, la eficiencia y la confiabilidad son primordiales en la industria creativa, la entrega tardía, la comunicación deficiente y los niveles deficientes de organización siguen siendo un factor importante y, sin duda, impiden que innumerables empresas alcancen sus objetivos. potencial completo.

Seguimiento del tiempo y rentabilidad del proyecto

Para muchos equipos creativos, el tiempo es dinero, y ese es literalmente el caso, con la facturación completada por hora para muchas agencias.

Así que el real inteligencia y datos El tiempo dedicado a los proyectos es claramente muy importante, o al menos debería serlo.

Sorprendentemente, en la encuesta, surgió que el 15% de las empresas que realmente facturan a los clientes según el tiempo dedicado a los proyectos en realidad no rastrea ese tiempo en absoluto.

Nosotros-stats8-minCuando las empresas SÍ realizan un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos, solo el 13 % cree que se realiza un seguimiento «extremadamente preciso» y el 35 % dice que no se realiza un seguimiento con mucha precisión.

Nosotros-stats9-minY los datos, incluso cuando se recopilan, se están subutilizando: 60% de las personas que SÍ realizan un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos dicen que no utilizan retrospectivamente estos datos para identificar la eficiencia en sus proyectos.

Nosotros-stats10-minPara resumir

Al evaluar estos datos, parece que hay, esencialmente, buenas y malas noticias.

La mala noticia es que los datos muestran una industria creativa que experimenta un verdadero apuro en torno a problemas básicos de organización, gestión de tareas y tiempo, comunicación y eficiencia operativa. No hay duda de que estos «elementos básicos» están socavando el increíble trabajo creativo en una variedad de industrias y nichos, y vendiendo negocios a la baja.

La buena noticia, sin embargo, es que la gente realmente parece ‘entender’ que estos son problemas. Los problemas están claramente en el radar, después de haber sido identificados, y parece haber un compromiso demostrable para resolverlos.

En muchos sentidos, no hay mejor momento para hacer un balance de esto. Si la necesidad es la madre de la invención, bien podría ser que los acontecimientos mundiales actuales sean el motor de una nueva era de inversión en sistemas, procesos y tecnología que hagan que los proyectos creativos funcionen mejor para los equipos involucrados y, por supuesto, la clientela.

Al invertir en software que permite a los equipos una mayor visibilidad sobre el trabajo, les permite crear sus propias listas de tareas, comunicarse de forma centralizada en un solo lugar y realizar un seguimiento de la rentabilidad del proyecto/tiempo, las empresas finalmente pueden tomar el control sobre el buen funcionamiento de sus proyectos.

A su vez, podrán ofrecer una experiencia más saludable y eficiente para sus empleados, al tiempo que brindan sin esfuerzo una experiencia de servicio al cliente que coincide con la calidad de su trabajo creativo.

Puede consultar el informe completo, con muchos más puntos de datos, y obtener una versión descargable visitando Project.co’s Página Estado de la gestión de proyectos.

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sobre el autor

Estuardo Monroy

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